Asis Data
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Términos del Servicio

Asis Data · Versión 1.0 · Vigente desde el 17 de agosto de 2026

Publicado en https://asisdata.org/legal/terminos

Introducción

Estos Términos del Servicio (los «Términos») constituyen un acuerdo legal entre usted, a título individual y en nombre de la organización de la que sea representante autorizado («Usted», «el Usuario» o «la Organización»), y Diego Alexander Pérez Pinzón, persona natural, NIT 1.033.802.576-3 («Asis Data», «nosotros»), que regula el acceso y uso de:

a) el sitio web asisdata.org y sus subdominios (el «Sitio Web»); y b) la plataforma alojada Asis Data, junto con el software, contenidos, funcionalidades y documentación asociados (la «Plataforma»),

conjuntamente, el «Servicio».

Lea estos Términos antes de usar el Servicio. Al aceptarlos expresamente o al acceder al Servicio, usted acepta quedar vinculado por ellos, en su propio nombre y en el de la organización que representa. Si utiliza el Servicio en nombre de una organización, declara y garantiza que está facultado para vincularla y que dicha organización acepta estos Términos. Si no está de acuerdo con ellos, no puede acceder al Servicio ni utilizarlo.

Forma parte de estos Términos, y se incorpora a ellos por referencia, el Aviso de Privacidad, en asisdata.org/legal/privacidad, que describe tanto el tratamiento de datos personales que Asis Data realiza como responsable, como el que realiza por cuenta de la Organización.

Además, Asis Data pone a disposición de la Organización que lo solicite un Anexo de Tratamiento de Datos (DPA) conforme al artículo 28 del RGPD, para aceptación electrónica o para firma por ambas partes (sección 9.4). Una vez suscrito, ese Anexo pasa a formar parte de estos Términos y prevalece sobre ellos en todo lo relativo al tratamiento de datos personales.

En caso de contradicción, el orden de prelación es: (i) el DPA, si se ha suscrito; (ii) el Aviso de Privacidad; (iii) estos Términos; (iv) cualquier otra documentación técnica o comercial.

Retención cero. Los documentos que cargue y los datos extraídos de ellos no se almacenan: existen solo en memoria durante el procesamiento y se descartan al terminar. No se usan para entrenar modelos ni para ningún fin propio de Asis Data. Este resumen se desarrolla en la sección 11 y en la sección 2 del Aviso de Privacidad.

1. Elegibilidad y naturaleza del Servicio

1.1. El Servicio está destinado a organizaciones —organizaciones no gubernamentales, agencias, consorcios y entidades similares— y a las personas mayores de 18 años que actúan en su nombre. No es un servicio de consumo ni está dirigido a menores.

1.2. El Servicio digitaliza y estructura medios de verificación en papel mediante un modelo de visión artificial. Es una herramienta de asistencia, no una fuente de verdad: véase la sección 7.

1.3. El Servicio se ofrece en dos modalidades. Estos Términos regulan la modalidad en la nube, operada por Asis Data en asisdata.org. La modalidad on-premise, instalada por la Organización en su propia infraestructura, se rige por su propio acuerdo de licencia; en ella Asis Data no aloja, no accede ni trata datos de la Organización.

2. Modificación de estos Términos

2.1. Podemos modificar estos Términos. Cada versión indica su número y su fecha de entrada en vigor.

2.2. Los cambios sustanciales se comunicarán con al menos 30 días naturales de antelación, por correo electrónico a la dirección del administrador de la cuenta y mediante publicación en el Sitio Web. Los cambios no sustanciales (correcciones de redacción, actualización de datos de contacto) surten efecto con su publicación.

2.3. Si continúa usando el Servicio tras la entrada en vigor de una versión revisada, se entenderá que la acepta. Si no la acepta, debe dejar de usar el Servicio y puede solicitar la baja de su cuenta conforme a la sección 5.

3. Cuentas y acceso

3.1. Alta por invitación

El Servicio no dispone de registro por autoservicio. Las cuentas de organización las crea Asis Data a petición de la Organización interesada. En el alta se genera la organización y su primer usuario Administrador, que recibe una contraseña provisional comunicada fuera de la Plataforma.

En su primer acceso, ese Administrador debe cambiar la contraseña y aceptar expresamente estos Términos y el Aviso de Privacidad. Hasta que lo haga, no puede realizar ninguna otra acción. Quien acepta declara estar facultado para vincular a la Organización.

A partir de ese momento, es la propia Organización quien da de alta, modifica y da de baja a sus usuarios, sin intervención de Asis Data.

3.2. Roles y responsabilidad de la Organización

El Servicio ofrece tres roles con permisos diferenciados: Administrador, Editor de Formularios y Operador de Subida. La asignación de roles corresponde exclusivamente a la Organización, que es responsable de aplicar el criterio de mínimo privilegio, de revisar las altas y bajas de su personal y de consultar periódicamente su registro de auditoría.

3.3. Credenciales

Usted es responsable de la confidencialidad de sus credenciales y de toda actividad que se realice bajo su cuenta. Está prohibido usar la cuenta de otra persona sin su autorización expresa. Si detecta un acceso no autorizado o cualquier incidente de seguridad, debe notificárnoslo de inmediato a diego.perez06@outlook.es.

Asis Data no supervisa de forma rutinaria el uso que usted hace del Servicio y no puede ver el contenido de sus documentos ni de sus datos extraídos (véase la sección 2 del Aviso de Privacidad).

3.4. Exactitud de los datos de la cuenta

La Organización es responsable de que los datos que facilita a Asis Data para el alta —su denominación y la identidad y el correo de su primer Administrador— sean veraces, y de que quien solicita el alta esté facultado para representarla.

Una vez creada la cuenta, la Organización es responsable de los datos de sus propios usuarios, que da de alta y mantiene sin intervención de Asis Data.

La Organización debe mantener actualizado el correo electrónico de su Administrador. Es el único canal por el que Asis Data comunica las notificaciones previstas en estos Términos y en el Aviso de Privacidad: incidentes de seguridad, cambios de versión, cambios de proveedores, inactividad de la cuenta y discontinuación del Servicio. Asis Data no responde de las consecuencias de una notificación enviada a una dirección que la Organización haya dejado de atender.

Si los datos facilitados resultaran falsos, o si Asis Data tuviera motivos razonables para dudar de la representación invocada, podrá suspender o cancelar la cuenta.

3.5. Requisitos técnicos

El uso del Servicio requiere un navegador compatible y conexión a internet. La obtención y el mantenimiento de esos medios, y los costes asociados, corresponden a la Organización.

3.6. Cuentas inactivas

Una cuenta de organización sin ningún acceso durante 12 meses consecutivos se considera inactiva. Se lo notificaremos por correo al administrador con al menos 30 días de antelación antes de suprimirla. La supresión sigue el procedimiento de la sección 5.4. Esta política existe por minimización de datos: una cuenta que nadie usa solo acumula datos personales de su personal sin finalidad.

3.7. Modificación y disponibilidad del Servicio

Podemos modificar, suspender o discontinuar el Servicio, total o parcialmente. Si la discontinuación es definitiva, se lo comunicaremos con al menos 60 días naturales de antelación para que pueda exportar sus formularios y su registro de auditoría, y migrar a la modalidad on-premise o a otra herramienta. Las suspensiones por mantenimiento o por motivos de seguridad pueden ser inmediatas y se comunicarán tan pronto como sea posible.

4. Gratuidad

4.1. El Servicio se presta actualmente sin coste alguno para la Organización. No hay suscripciones, tarifas ni pasarela de pago, y Asis Data no recoge ni procesa datos de facturación ni de tarjeta.

4.2. La gratuidad no reduce las obligaciones de Asis Data en materia de protección de datos. Las obligaciones del artículo 28 del RGPD no dependen de que medie contraprestación, y se aplican en sus mismos términos con o sin ella.

4.3. Podemos introducir modalidades de pago en el futuro. En tal caso se lo comunicaremos con al menos 30 días naturales de antelación, y ningún cargo se aplicará sin su aceptación expresa y previa. Si no la acepta, podrá seguir usando la modalidad gratuita que esté disponible en ese momento o darse de baja sin penalización.

4.4. La gratuidad implica que el Servicio se presta sin compromiso de nivel de servicio (SLA), sin garantía de disponibilidad y sin obligación de continuidad, sin perjuicio del preaviso de 60 días del punto 3.7.

5. Vigencia y terminación

5.1. Estos Términos entran en vigor con su aceptación y permanecen vigentes hasta que: (a) la Organización solicite la baja de su cuenta; (b) Asis Data la cancele conforme a los puntos siguientes; o (c) la cuenta se suprima por inactividad.

5.2. Baja a instancia de la Organización. Puede solicitar la baja en cualquier momento escribiendo a diego.perez06@outlook.es. Antes de la supresión le entregaremos, si lo pide, una exportación de sus formularios y de su registro de auditoría.

5.3. Cancelación por Asis Data. Podemos suspender o cancelar una cuenta, con efecto inmediato y notificación al administrador, cuando: (a) se incumplan los usos prohibidos de la sección 6; (b) el uso comprometa la seguridad, la integridad o la disponibilidad del Servicio para otras organizaciones; o (c) lo exija una obligación legal. Fuera de esos supuestos, cualquier cancelación por nuestra parte requiere un preaviso de 30 días.

5.4. Efectos. Al terminar: (a) cesa el derecho de acceso al Servicio; (b) suprimiremos la organización y, en cascada, sus usuarios y sus formularios, en un plazo máximo de 30 días naturales, salvo instrucción escrita en contrario recibida antes de esa fecha, y previa entrega, si lo solicita, de una exportación de sus formularios y de su registro de auditoría; (c) los asientos de auditoría se conservan hasta el fin de su plazo de retención (sección 1.2 del Aviso de Privacidad) por integridad de la evidencia de seguridad; (d) los documentos y datos extraídos no requieren supresión, por no haberse almacenado nunca; y (e) subsisten las secciones que por su naturaleza deban sobrevivir a la terminación, en particular las 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14 y 17.

6. Usos prohibidos

Usted se compromete a usar el Servicio únicamente con fines lícitos y conforme a estos Términos. En particular, no usará el Servicio:

Queda igualmente prohibido eludir o desactivar los límites técnicos del Servicio (cuotas diarias, tamaño máximo de carga, límites de concurrencia y de intentos de acceso).

7. Exactitud de la extracción y verificación humana

7.1. La extracción la realiza un modelo de inteligencia artificial. Ningún modelo es exacto al 100 %. El Servicio puede transcribir mal un carácter, desplazar un valor de fila, interpretar erróneamente una casilla o no leer un manuscrito ilegible.

7.2. Por eso el Servicio muestra siempre el resultado en una cuadrícula editable antes de permitir su descarga. La revisión y corrección de ese resultado por parte de una persona de la Organización es un paso obligatorio del flujo de trabajo, no una recomendación.

7.3. La Organización es la única responsable de la exactitud, integridad y adecuación de los datos que descarga y de las decisiones que tome a partir de ellos, incluidas las decisiones sobre asistencia a personas, informes a donantes, rendición de cuentas y cualquier obligación de reporte.

7.4. Las cifras de precisión que Asis Data publique o comunique son mediciones sobre conjuntos de documentos concretos y no constituyen garantía de rendimiento sobre los documentos de la Organización, cuyo formato, caligrafía y calidad de escaneo difieren.

7.5. El resultado de la extracción no debe usarse como registro clínico, jurídico ni probatorio sin verificación contra el documento original, que sigue siendo el registro auténtico.

8. Confidencialidad

8.1. «Información Confidencial» significa la información no pública de cualquiera de las partes, incluyendo: (a) la identificada como confidencial; (b) los documentos que la Organización carga y los datos extraídos de ellos; (c) los formularios, esquemas y notas de extracción de la Organización; y (d) la información técnica, operativa y financiera de cada parte. La Información Confidencial de Asis Data incluye el código y la documentación no pública del Servicio.

8.2. Ninguna de las partes usará la Información Confidencial de la otra para una finalidad distinta de las previstas en estos Términos, y cada una la protegerá con al menos la misma diligencia que aplica a la suya propia.

8.3. Cada parte notificará a la otra, sin dilación, cualquier divulgación o uso indebido del que tenga conocimiento.

8.4. La obligación no alcanza a la información que sea o pase a ser pública sin incumplimiento, que la parte receptora ya conociera legítimamente, o que desarrolle de forma independiente. Puede divulgarse Información Confidencial cuando lo exija una orden judicial o una obligación legal, aplicando en tal caso el compromiso de la sección 4.2 del Aviso de Privacidad: notificación previa a la Organización salvo prohibición legal, impugnación de los requerimientos desproporcionados y entrega limitada al mínimo exigido.

8.5. Estas obligaciones subsisten cinco años tras la terminación, e indefinidamente respecto de los datos personales.

9. Protección de datos

9.1. Respecto de los documentos y de los datos extraídos de ellos, la Organización actúa como responsable del tratamiento y Asis Data como encargado. Asis Data trata esos datos únicamente siguiendo las instrucciones de la Organización, que son estos Términos, el Aviso de Privacidad y el uso que la Organización hace de las funciones del Servicio.

9.2. Respecto de los datos de contacto y de cuenta del personal usuario, y de los datos de navegación estrictamente necesarios, Asis Data actúa como responsable. Ese tratamiento se describe en el Aviso de Privacidad.

9.3. La Organización declara y garantiza que dispone de base jurídica para tratar los datos contenidos en los documentos que carga y, cuando incluyan categorías especiales, de una excepción aplicable del artículo 9.2 del RGPD o de la norma equivalente; que está facultada para encargar su tratamiento a Asis Data; y que ha informado a los interesados conforme a la normativa aplicable. Asis Data no verifica ni puede verificar el contenido de los documentos que la Organización decide cargar.

9.4. Anexo de Tratamiento de Datos. La Organización que necesite un acuerdo específico conforme al artículo 28 del RGPD, o a la norma equivalente que le resulte aplicable, puede solicitarlo a diego.perez06@outlook.es. Asis Data lo facilitará tanto para aceptación electrónica como en formato editable para firma por ambas partes. Una vez suscrito, ese Anexo prevalece sobre estos Términos en todo lo relativo al tratamiento de datos personales.

10. Propiedad intelectual

10.1. Licencia de uso. Sujeto al cumplimiento de estos Términos, Asis Data le concede un derecho no exclusivo, intransferible y no sublicenciable de acceso y uso del Servicio en régimen de software como servicio, durante la vigencia de su cuenta.

10.2. Titularidad de Asis Data. El Servicio, su código, su diseño y su documentación son titularidad de Asis Data o de sus licenciantes. El nombre y el logotipo de Asis Data son marcas suyas; no podrá usarlos en materiales, notas de prensa ni publicidad sin autorización escrita previa.

10.3. Titularidad de la Organización. Los documentos que carga, los datos extraídos de ellos y los formularios y esquemas que define son y siguen siendo titularidad exclusiva de la Organización. Asis Data no adquiere ningún derecho sobre ellos más allá de lo estrictamente necesario para prestar el Servicio conforme a la sección 9.

10.4. Sugerencias. Si nos remite sugerencias, comentarios o informes de error («Sugerencias»), nos concede una licencia gratuita e irrevocable para incorporarlos al Servicio. Las Sugerencias no incluyen en ningún caso sus documentos, sus datos extraídos, sus formularios ni sus notas de extracción. Le pedimos que no incluya información confidencial ni datos personales en una Sugerencia; si necesita ilustrar un problema con un documento real, contáctenos antes.

10.5. Uso de la marca de la Organización. No usaremos el nombre ni el logotipo de la Organización como referencia comercial sin su autorización escrita previa.

11. Uso de los datos: lo que no hacemos

11.1. Asis Data no usará los documentos de la Organización ni los datos extraídos de ellos para:

11.2. La única información de uso que Asis Data trata es la metadata operativa ya descrita en la sección 1.2 del Aviso de Privacidad: número de documentos procesados, número de filas, formato de exportación, fecha y usuario que ejecutó la acción. Se usa exclusivamente para operar el Servicio, aplicar cuotas, facilitar la auditoría de la propia Organización y dimensionar la infraestructura. No incluye el contenido de ningún documento ni los nombres de los archivos cargados.

11.3. Asis Data podrá publicar cifras agregadas del conjunto de la plataforma (por ejemplo, número total de organizaciones o de documentos procesados) siempre que no permitan identificar a ninguna organización concreta ni a ninguna persona.

12. Exclusión de garantías

12.1. EL SERVICIO SE PRESTA «TAL CUAL» Y «SEGÚN DISPONIBILIDAD», SIN GARANTÍA DE NINGÚN TIPO, EXPRESA, IMPLÍCITA O LEGAL. EN LA MEDIDA MÁXIMA PERMITIDA POR LA LEY, ASIS DATA RECHAZA LAS GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD, IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO Y NO INFRACCIÓN.

12.2. NO GARANTIZAMOS QUE EL SERVICIO SEA ININTERRUMPIDO, PUNTUAL, SEGURO O LIBRE DE ERRORES, NI QUE LOS RESULTADOS DE LA EXTRACCIÓN SEAN EXACTOS O COMPLETOS (VÉASE LA SECCIÓN 7).

12.3. Dado que la Plataforma no almacena los documentos ni los datos extraídos, Asis Data no asume ninguna obligación de conservación, respaldo o recuperación de estos. La custodia de los archivos descargados corresponde íntegramente a la Organización.

12.4. Nada de lo dispuesto en esta sección excluye o limita las garantías que la ley aplicable declare irrenunciables, ni la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni las obligaciones de Asis Data bajo la sección 9 y la normativa de protección de datos.

13. Limitación de responsabilidad

13.1. EN LA MEDIDA MÁXIMA PERMITIDA POR LA LEY, ASIS DATA NO RESPONDERÁ DE DAÑOS INDIRECTOS, INCIDENTALES, ESPECIALES, PUNITIVOS O CONSECUENCIALES, NI DEL LUCRO CESANTE, LA PÉRDIDA DE OPORTUNIDAD, LA PÉRDIDA DE DATOS O LA INTERRUPCIÓN DE ACTIVIDAD, DERIVADOS DEL USO O DE LA IMPOSIBILIDAD DE USO DEL SERVICIO.

13.2. Tope de responsabilidad. LA RESPONSABILIDAD TOTAL ACUMULADA DE ASIS DATA FRENTE A LA ORGANIZACIÓN, POR CUALQUIER CAUSA Y BAJO CUALQUIER TEORÍA JURÍDICA, NO EXCEDERÁ DE MIL DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA (USD 1.000), o su equivalente en pesos colombianos a la tasa representativa del mercado de la fecha de pago.

Las partes reconocen expresamente que este importe es proporcionado a la naturaleza del Servicio: se presta sin contraprestación, y su arquitectura de retención cero implica que Asis Data no conserva los documentos ni los datos extraídos, de modo que la exposición máxima derivada de un incidente en su infraestructura es sustancialmente menor que la de un servicio que los almacena.

13.3. Tope negociable individualmente. La Organización que requiera un límite superior podrá solicitarlo al suscribir el Anexo de Tratamiento de Datos (sección 9.4). El importe del punto 13.2 opera como valor por defecto, no como condición innegociable.

13.4. Excepciones al tope. El límite del punto 13.2 no se aplica a: (a) los daños causados por dolo o culpa grave; (b) los daños a la vida o la integridad física; (c) la responsabilidad derivada del artículo 82 del RGPD frente a los interesados; ni (d) cualquier otra responsabilidad que la ley declare no limitable.

13.5. Las limitaciones de esta sección se aplican aunque un recurso previsto en estos Términos falle en su propósito esencial, y reflejan una asignación razonable del riesgo en un servicio prestado sin contraprestación.

14. Indemnización

14.1. La Organización mantendrá indemne a Asis Data frente a reclamaciones de terceros derivadas de: (a) el incumplimiento por su parte de estos Términos o del Anexo de Tratamiento de Datos, si lo hubiera suscrito; (b) la carga de documentos sobre los que no dispusiera de base jurídica o de las autorizaciones necesarias; (c) el uso que haga de los datos extraídos y las decisiones que adopte a partir de ellos; y (d) el uso de su cuenta por personas a las que ella dio acceso.

14.2. Asis Data notificará sin dilación cualquier reclamación cubierta, permitirá a la Organización asumir su defensa con abogado de su elección y cooperará razonablemente. Asis Data podrá participar en su defensa a su propia costa.

14.3. Esta indemnización no cubre las reclamaciones que traigan causa del incumplimiento de Asis Data de sus propias obligaciones bajo la sección 9 o la normativa de protección de datos.

15. Cumplimiento legal, sanciones y control de exportaciones

15.1. Cada parte cumplirá la normativa que le resulte aplicable, incluida la relativa a sanciones internacionales, prevención del blanqueo de capitales, financiación del terrorismo y control de exportaciones.

15.2. La Organización declara que ni ella, ni sus responsables, figuran en listas de sanciones aplicables, y que no usará el Servicio en beneficio de personas o entidades sancionadas cuando ello esté prohibido por la normativa aplicable a cualquiera de las partes.

15.3. Ambas partes reconocen que la asistencia humanitaria imparcial a población civil puede estar amparada por exenciones humanitarias en los regímenes de sanciones, y que esta sección se interpretará de forma coherente con el principio humanitario de imparcialidad y con las excepciones que dichos regímenes prevean.

16. Fuerza mayor

Asis Data no responderá de retrasos o incumplimientos derivados de causas ajenas a su control razonable, incluidos desastres naturales, conflictos armados, disturbios, cortes de suministro eléctrico o de comunicaciones, fallos de proveedores de infraestructura o de inteligencia artificial, ciberataques de terceros, epidemias y cambios normativos sobrevenidos. Esta cláusula no exime de la obligación de notificar los incidentes de seguridad dentro de las 24 horas siguientes a tener conocimiento de ellos (sección 7 del Aviso de Privacidad).

17. Ley aplicable y jurisdicción

17.1. Estos Términos se rigen por la legislación de la República de Colombia, sin aplicación de sus normas de conflicto.

17.2. Las partes se someten a los juzgados y tribunales de Bogotá D.C., Colombia, sin perjuicio de los fueros imperativos que asistan a la Organización, a los interesados o a las autoridades de control.

17.3. Antes de acudir a la vía judicial, las partes intentarán de buena fe resolver cualquier controversia mediante negociación directa durante 30 días naturales desde la notificación escrita de la discrepancia.

17.4. No se pacta arbitraje obligatorio ni renuncia a acciones colectivas.

18. Disposiciones generales

18.1. Cesión. La Organización no puede ceder estos Términos sin autorización escrita de Asis Data. Asis Data podrá cederlos en el marco de una reestructuración, fusión o transmisión de activos, notificándolo con al menos 30 días de antelación; en tal caso la Organización podrá darse de baja sin penalización.

18.2. Independencia de las partes. Estos Términos no crean relación laboral, sociedad, empresa conjunta ni representación entre las partes.

18.3. Renuncia. La falta de ejercicio de un derecho no supone su renuncia.

18.4. Divisibilidad. Si una disposición se declara inválida o inejecutable, se sustituirá por la válida más próxima a su finalidad y el resto permanecerá en vigor.

18.5. Acuerdo íntegro. Estos Términos, junto con el Aviso de Privacidad y, en su caso, el Anexo de Tratamiento de Datos suscrito, constituyen el acuerdo completo entre las partes sobre el Servicio y sustituyen cualquier entendimiento previo.

18.6. Idioma. La versión en español es la auténtica. Las traducciones se ofrecen por conveniencia; en caso de discrepancia prevalece el español.

18.7. Notificaciones. Las notificaciones a la Organización se dirigirán al correo del administrador de la cuenta. Las notificaciones a Asis Data, a la dirección de la sección 19.

19. Contacto

Diego Alexander Pérez Pinzón, persona natural, NIT 1.033.802.576-3 Carrera 24 # 53-39 Sur, Bogotá D.C., Colombia Consultas generales: diego.perez06@outlook.es Protección de datos: diego.perez06@outlook.es Incidentes de seguridad: diego.perez06@outlook.es

*Fin del documento. Versión 1.0.*